国汉院办公室管理规定

第一章 总则

一、为了加强办公室管理，明确办公室内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合本院实际情况，特制定本暂行规定。

二、本规定适用于学院所有教职工，须严格遵守。

三、切合学院实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证学院的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办事流程，工作目标有条理、有规划。

第二章 职责范围

一、办公室管理人员直接受行政主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责学院办公用品管理、资料管理、固定资产管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责学院对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和学院的各项文化宣传等工作。

六、收集教职工反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

第三章 办公室事务管理

一、办公用品管理制度

1、 管理要点

（1）为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

（2）办公室主任负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

（3）办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。购买办公用品时，应有两人同往，起互相监督的作用。

2、 制度规范

（1）学院办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

（2）办公用品购置应遵循以下程序：每学期开学前一周教职工将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据老师们的需求计划和期末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经主管领导批准后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经主管领导批准。

（3）任何人未经允许不得私自挪用办公用品。

二、清洁卫生管理制度

1、为了营造一个良好的工作环境，树立学院形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、我院有专门的保洁人员，每周定时做2次卫生（如有学生上课或活动，结束后应立即打扫）。清洁区域包括：办公区域、教室、会议室、卫生间、地板及其他纳入在内的区域。

3、办公桌上应随时保持干净整洁。

4、清洁卫生实行卫生责任制，办公室主任负责管理办公室及教室、会议室的清洁卫生，教师办公室应保持个人座位的清洁。

5、办公室人员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应和卫生纸供应等工作。

三、水电、安全管理制度

为安全、经济、合理使用水电，结合我校水、电用量、费用支出实际情况，特制定本用水用电管理办法。

1、 办公室全体员工要树立以室为家，以节约水电为己任，以厉行节约为美德的主人翁意识。离开公室要随手关灯、空调、火炉。

2、杜绝长明灯、长流水，养成人人讲究节约，处处注意节约的良好习惯。

3、 会议室空调、照明、音响等设备在会前半小时内开启；会议结束后应立即关闭所有用电设备。

4、 室内温度低于5度，可开暖空调；高于30度，可开冷空调。

5、 倘若发现以下情况，追责到人，应予以处罚（最低50元，视情况严重度而定）。

（1）下班前离开办公室没有关灯、电脑、饮水机、空调、取暖器、烧水壶；

（2）在办公室没有人的情况下，出去没有关门、窗；

（3）洗手间用水时，人走水仍在流；

（4）没有按照规定打开冷暖空调。

四、日常事务管理

1、接待管理

（1）办公室就是一个国际窗口，为使接待工作规范有序，维护学院的良好形象，对接待工作做具体的要求。以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待，热情周到，符合言行、礼仪规范。

（2）办公室接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

（3） 宴请标准本着有利公务，节俭、规范的原则，尽量做到热情周到。

（4） 车辆、住宿安排：学校校领导、兄弟院校领导、海外专家等来宾，视具体情况和接待工作需要，由学院办公室安排用车；学院的重要来宾、以学院名义邀请来校的专家、学者，学院可以提前为来宾安排住房。

2、报刊收发整理

（1）办公室按照学院实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

（2）办公室负责每日收取报纸并整理放置在院长办公室和公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出学院或随意撕剪，阅毕放回原位。

（3）任何人不得随意将学院内部刊物挪为他用。

（4）流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

3、上班时间安排

在学院没有项目期间，行政人员须坚守岗位，按规定时间上下班（8:00am-12:00am，14:30pm-17:30pm）。值班人员在下班后应检查所有门窗、电器设备的安全方可离开。

4、其他事务

（1）为了避免扰乱办公效率和环境，不允许其他人员在办公室长时间逗留，如：朋友来找，坐在办公室长时间大声说笑或玩办公电脑。

（2） 因办公电脑里有很多关于留学生和学院的信息，故每人的电脑应设置密码，谨防外人使用剽窃有关重要信息。

（3） 执行工间休息制度。每天上午10:00-10:20和下午16:00-16:20定为工间操时间，凡在办公室的教职工如果没有特殊情况（开会、接待等）都应一起参与。

五、的士报销制度

学院报销出租车费是为解决职工外出办事目的地偏远，没有公共交通工具，或执行特别工作，不能或不方便乘坐公共交通工具的。为有效控制出租车费用，特作如下补充规定：

1、职工办事原则上不建议乘坐出租车，但下列情况除外：

（1）携有巨款或重要文件须确保安全的；

（2）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；

（3）陪同重要客人外出，学院又未能配车的；

（4）在市内因办公事所到目的地偏远，没有公共交通工具的；

（5）其他特殊情况或紧急情况需要乘坐出租车，且有正当理由的（报销时须详细说明原因）。

2、职工报销出租车费时应凭合法出租车票报销，并在每张出租车票后面注明乘坐时间、起讫地点、事由并签名，否则不予报销。（为准确注明这些事项，建议大家在取得出租车票后立即写上这些备注，以免事后不能准确回忆注明情况）

3、出纳人员应对报销单据的真实性、合法性做最终的审核，有权拒付有疑义且当事人不能做出合理解释的票据。

湖南师范大学国际汉语文化学院

2002年11月27日